Você conseguiria entregar o AEJ do mês passado agora?
O gestor abre o espelho de ponto na tela. Tudo parece certo. Então alguém pede o Arquivo Eletrônico de Jornada, que mostra como as marcações foram tratadas. Onde ele está? Quem consegue gerá-lo? E o que aparece quando houve uma correção de jornada?
O Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) costuma ser lembrado apenas quando surge uma fiscalização ou uma discussão trabalhista. Eu acho que essa ordem está invertida... O momento de testar o arquivo é quando a empresa pode corrigir o processo com calma, não quando precisa responder a uma solicitação.
O que é o Arquivo Eletrônico de Jornada e quem deve gerá-lo?
Segundo as perguntas e respostas do Ministério do Trabalho e Emprego, o AEJ reúne informações do pós-processamento dos dados produzidos por REP-C, REP-A ou REP-P. Ele é gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), segundo o leiaute previsto na Portaria MTP nº 671/2021. Não é simplesmente uma cópia da tela de horários.
Se os nomes ainda estão confusos, pense em três peças: o registrador gera o AFD, com os dados de origem; o programa de tratamento gera o AEJ; e o espelho de ponto apresenta o relatório da jornada. Essa distinção está no guia da Portaria 671 e no texto sobre os tipos de REP.
O AEJ substituiu os antigos AFDT e ACJEF no modelo da Portaria 671. Mas cuidado com uma conclusão apressada: ter um arquivo chamado “jornada.csv” não prova que ele segue o leiaute oficial do AEJ. Nome, formato e conteúdo precisam ser conferidos.
O que deve aparecer no Arquivo Eletrônico de Jornada?
O leiaute publicado pelo MTE inclui identificação do empregador, registradores utilizados, vínculos, horários contratuais, marcações, ausências, movimentos de banco de horas e identificação do programa de tratamento. Também prevê um arquivo separado de assinatura digital. Nem todo leitor precisa examinar cada campo técnico, mas o RH deve saber obter uma amostra e pedir sua validação.
Repare em dois exemplos concretos. Uma marcação incluída manualmente deve trazer seu motivo no campo previsto. E, quando há pré-assinalação do intervalo intrajornada, as marcações correspondentes precisam constar no AEJ e no espelho, conforme a orientação oficial do MTE. Não basta uma anotação genérica no cabeçalho.
Há também o horário contratual. O MTE esclarece que a duração da jornada deve ser informada nas jornadas diárias dos empregados. Ou seja, um arquivo que existe pode continuar incompleto. Você já olhou para a qualidade do conteúdo, além do botão de exportar?
Como testar o Arquivo Eletrônico de Jornada antes de uma fiscalização?
Faça um exercício com o RH e o fornecedor. Eu começaria por um mês encerrado e, dentro dele, um caso com esquecimento de marcação ou ajuste documentado. Se houver mais de um posto, incluiria uma transferência ou uma jornada noturna. O objetivo é verificar se a história que a empresa conta bate com os documentos que consegue apresentar.
#1 Peça uma extração delimitada
Solicite o AEJ do período e pergunte qual PTRP o gerou. Eu pediria também o AFD correspondente, o espelho de ponto e as informações necessárias para verificar a assinatura. Não substitua o teste por uma captura de tela. Uma exportação demonstrativa com dados fictícios pode iniciar a conversa; depois, o processo interno precisa ser testado com um período autorizado.
#2 Confira o caso de exceção
Procure a marcação original e o que foi acrescentado ou desconsiderado. O motivo está registrado onde deveria? O espelho ajuda a entender a mesma jornada? Segundo o MTE, o tratamento serve para complementar omissões, registrar ausências e banco de horas ou indicar marcações indevidas. Ele não é uma licença para inventar uma entrada ou saída que não ocorreu.
#3 Teste o acesso e o prazo de resposta
Quem tem permissão para gerar o AEJ quando o titular do RH está ausente? Em quanto tempo a empresa consegue localizar um mês antigo? Quem confere o arquivo antes de entregá-lo? São perguntas de gestão, mas fazem diferença em uma resposta fiscal ou jurídica. O controle de ponto por posto fica mais útil quando essa responsabilidade está definida.
#4 Valide com quem responde pela empresa
Peça à assessoria trabalhista e aos responsáveis pelo RH que confiram o arquivo, o espelho e o procedimento de guarda e entrega conforme o caso. O fornecedor explica o funcionamento da tecnologia. A empresa, por sua vez, precisa decidir se a documentação atende à sua realidade e às regras aplicáveis. Uma frase comercial não faz essa análise por você.
PERÍODO TESTADO: [mês e ano]
REP UTILIZADO: [modalidade e identificação informadas]
PTRP: [nome e responsável informados]
ARQUIVOS OBTIDOS: [AFD, AEJ, espelho e assinaturas]
CASO CONFERIDO: [marcação original, tratamento e motivo]
RESPONSÁVEL INTERNO: [quem pode gerar e conferir]
PENDÊNCIA: [o que falta demonstrar ou corrigir]
Veja que o último campo importa tanto quanto o primeiro. Se o AEJ não sair ou não explicar o tratamento, a pendência precisa ter dono e prazo. Caso contrário, ela reaparece no próximo fechamento... e talvez no pior momento.
Onde o KOI entra na análise do AEJ?
O KOI Ponto ajuda equipes terceirizadas a registrar marcações e acompanhar presença, divergências, solicitações de ajuste e banco de horas. Esses recursos apoiam a rotina que alimenta a análise da jornada. Para uma operação espalhada por clientes, enxergar as exceções cedo é uma vantagem prática.
Mas apoio à rotina não comprova, sozinho, a entrega do AEJ. Ao avaliar o Sistema KOI, peça à equipe a documentação da configuração oferecida, a modalidade de registrador e uma demonstração da obtenção dos arquivos aplicáveis. Este artigo não afirma que o KOI gera o AEJ ou o AFD. Só uma verificação do produto e dos documentos correspondentes permite responder a isso com precisão.
Conformidade é prevenção. E prevenção pode começar com uma pergunta simples: o seu sistema de ponto está realmente preparado para proteger sua empresa? Se quiser percorrer essa checagem em uma demonstração, leve uma situação concreta do seu fechamento.
E você, já fez esse teste?
Quem na sua empresa conseguiria apresentar o AEJ de um período fechado e explicar uma correção? O que ainda depende de uma única pessoa? Conte nos comentários qual parte do processo você conferiria primeiro.