Seu sistema registra o ponto. Mas consegue explicar o que aconteceu depois?
Uma pessoa marca a entrada no cliente, esquece a saída e pede um ajuste. No fim do mês, o RH fecha o ponto. Parece uma rotina normal, certo? A Portaria 671 entra na conversa quando alguém precisa reconstruir a marcação original, o tratamento feito e o motivo da correção. Se cada parte estiver em um lugar, responder pode ser mais difícil do que registrar o ponto.
É aí que a Portaria 671 deixa de ser apenas um assunto técnico. Eu vejo a conformidade como prevenção: a empresa precisa saber o que seu sistema entrega antes de uma fiscalização ou de um questionamento trabalhista. Descobrir a ausência de um arquivo só quando ele é solicitado é tarde demais.
O que é a Portaria 671 e por que ela importa ao ponto eletrônico?
A Portaria MTP nº 671/2021 reúne regras sobre diversos temas trabalhistas. Entre elas estão as disposições para anotação de entrada e saída e para sistemas de registro eletrônico de ponto. O Ministério do Trabalho e Emprego apresenta três modalidades de registrador: REP-C, REP-A e REP-P. O controle manual e o mecânico também continuam previstos.
Para uma prestadora com equipes em vários clientes, a pergunta não é apenas “o aplicativo marca no celular?”. É preciso identificar qual modalidade de registro a solução utiliza e como ela atende aos requisitos correspondentes. O REP-A, por exemplo, depende de autorização em acordo ou convenção coletiva; o REP-P segue exigências técnicas próprias. Falamos das diferenças no guia de ponto eletrônico digital.
Eu pediria ao fornecedor o enquadramento da solução por escrito. Depois, levaria essa informação ao RH e à assessoria trabalhista para verificar as condições aplicáveis à empresa. Parece burocrático? Talvez. Mas contratar com base na frase “está tudo homologado” sem saber o que ela significa pode criar uma falsa segurança.
O que a Portaria 671 exige do fluxo de AFD, AEJ e espelho?
Pense na jornada como uma sequência. O registrador produz as marcações e o Arquivo Fonte de Dados (AFD). O Programa de Tratamento de Registro de Ponto, chamado PTRP, trata os dados conforme as regras aplicáveis e gera o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico. São entregas diferentes. Uma tela bonita de horários não substitui, por si só, os arquivos exigidos.
A Portaria compilada pelo MTE descreve essas funções nos artigos 81 a 83. As perguntas e respostas oficiais deixam claro, por exemplo, que o AFD para efeitos fiscais e legais é gerado pelo REP, enquanto o PTRP gera AEJ e espelho.
Agora imagine uma marcação esquecida em um posto. O tratamento pode complementar a omissão e registrar o motivo, mas não deve simplesmente reescrever o fato como se a marcação original tivesse ocorrido. Rastreabilidade é a diferença entre explicar uma exceção e perder sua história. Você consegue fazer essa distinção no sistema atual? Pois é... a resposta merece um teste, não um palpite.
Como conferir a Portaria 671 antes que ela vire uma urgência?
Eu usaria um período já fechado, com dados reais autorizados para a conferência interna. Escolha também um dia difícil: troca de posto, falta de marcação, intervalo pré-assinalado ou jornada que atravessou a meia-noite. Depois, peça ao fornecedor e ao RH que percorram o caminho completo.
#1 Identifique o registrador
Qual é a modalidade REP declarada? Quem desenvolve o registrador e quem desenvolve o programa de tratamento? Há Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade pertinente à solução utilizada? Se houver REP-A, a autorização coletiva está vigente? Guarde as respostas e os documentos, não apenas uma apresentação comercial.
#2 Peça os arquivos e abra uma amostra
Solicite a extração de AFD e AEJ para um período de teste, além do espelho de ponto. Confira se o fornecedor explica qual componente produz cada entrega, quem a assina e como a empresa obtém os arquivos. O MTE publicou os leiautes atuais de AFD e AEJ. Uma planilha exportada para conferência gerencial pode ser útil, mas não é automaticamente um desses arquivos.
#3 Reconstrua uma exceção do começo ao fim
Localize a marcação original, o pedido de ajuste, a análise e o resultado no espelho. O que explica uma inclusão ou desconsideração? No caso de intervalo pré-assinalado, ele aparece nas jornadas correspondentes? A orientação do MTE sobre AEJ e espelho mostra que não basta mencionar o intervalo apenas no cabeçalho do relatório.
#4 Confira quem consegue responder
Faça um teste simples: se o responsável pelo fechamento estiver ausente amanhã, outra pessoa consegue obter a documentação e explicar o tratamento? Aqui entra uma lição que já discutimos no controle de ponto por posto. Depender da memória de uma única pessoa deixa a empresa vulnerável mesmo quando o sistema é bom.
Como o KOI pode ajudar nessa rotina?
O KOI Ponto apoia o registro e o acompanhamento da jornada de equipes terceirizadas. A solução permite acompanhar marcações com recursos de localização, presença, divergências, solicitações de ajuste e banco de horas, conforme a configuração da operação. Isso ajuda a encontrar situações que precisam de análise antes do fechamento.
Mas eu separaria duas conversas. Uma trata da rotina operacional que o KOI Ponto pode demonstrar. A outra trata da documentação regulatória da configuração oferecida, inclusive modalidade REP e obtenção dos arquivos aplicáveis. Peça essa documentação à equipe e valide-a com seus responsáveis por RH e assessoria trabalhista. Este texto não atribui ao KOI uma modalidade REP nem afirma que ele gera AEJ ou AFD.
Se quiser avaliar o fluxo, leve um caso concreto à demonstração do Sistema KOI: uma marcação, uma divergência e o fechamento correspondente. O que você consegue reconstruir hoje sem pedir ajuda a quem montou o controle? Essa pergunta já é um bom começo... Conformidade é prevenção.
E na sua empresa?
O seu sistema de ponto está realmente preparado para proteger a empresa quando os registros forem questionados? Você já pediu uma amostra dos arquivos e tentou explicar um ajuste antigo? Conte nos comentários qual etapa merece mais atenção no seu processo.